【办公室档案管理制度】为规范办公室档案管理，提高档案利用效率，确保档案的完整性、安全性与可追溯性，结合本单位实际情况，制定本制度。该制度旨在明确档案管理的职责分工、操作流程及使用规范，保障各类文件资料有序归档、妥善保存和有效利用。
一、档案管理原则
1. 统一管理：所有档案由办公室统一管理，实行集中存放、分类编号。
2. 分级负责：各部门负责本部门档案的收集、整理与初步归档，办公室负责后续管理和监督。
3. 安全保密：涉及机密或敏感信息的档案应采取必要的保密措施，防止泄露。
4. 定期清理：对已无保存价值的档案进行清理销毁，确保档案管理的科学性和高效性。
二、档案分类与编号规则
| 档案类别 | 说明 | 编号规则 |
| 行政类 | 办公室日常行政文件、通知、会议记录等 | XZ-YYYY-MM-DD-001 |
| 人事类 | 员工档案、招聘材料、考勤记录等 | RS-YYYY-MM-DD-001 |
| 财务类 | 报销单据、预算报表、财务凭证等 | CW-YYYY-MM-DD-001 |
| 项目类 | 项目计划、合同、验收报告等 | XM-YYYY-MM-DD-001 |
| 其他类 | 不属于上述类别的文件 | QT-YYYY-MM-DD-001 |
三、档案管理流程
| 环节 | 内容 | 责任人 |
| 收集 | 各部门在文件形成后及时收集整理 | 部门负责人 |
| 整理 | 按照分类标准进行分类、编号、装订 | 档案管理员 |
| 归档 | 将整理好的档案移交至办公室统一保管 | 档案管理员 |
| 保管 | 档案按类别存放于指定位置，保持整洁 | 办公室人员 |
| 查阅 | 外借需填写《档案查阅申请表》，经审批后方可借阅 | 档案管理员 |
| 销毁 | 对超过保存期限且无参考价值的档案，经审批后按规定销毁 | 办公室主任 |
四、档案管理要求
1. 所有档案必须做到“一档一编号”，便于查找与管理。
2. 档案资料应保持完整，不得随意涂改、撕毁或丢失。
3. 涉及个人隐私或商业秘密的档案，未经批准不得外借或复制。
4. 每年对档案进行一次全面清点，确保账物相符。
5. 档案管理人员应定期接受培训，提升专业素养。
五、附则
本制度自发布之日起执行，由办公室负责解释和修订。各部门应严格遵守，共同维护档案管理的规范化与制度化。
备注：本制度可根据实际运行情况适时调整，以适应工作需要。